Empoderando equipos con Delegation Poker & Delegation Board

Introducción

En mi grata experiencia de haber trabajado y colaborado con diferentes equipos, principalmente en aquellos que buscan evolucionar a través de la mejora continua, una de los principales temas que surge al respecto, es aquel que tiene que ver en con la autoridad y en como se toman las decisiones.

Esto se debe a que muchas veces esto no esta claro, quien es responsable de que y hasta que punto, lo que genera zonas grises, confusión, muchas veces desmotivación y retrasos.

Para abordar este tema, es clave fomentar conversaciones sobre la toma de decisiones con el objetivo de definir con claridad los niveles de delegación y autoridad de cada equipo, y aquí es donde Delegation Poker y Delegation Board se convierten en herramientas poderosas.

¿Qué son Delegation Poker y Delegation Board?

🔹 Delegation Poker es una dinámica que a través de un juego de cartas de poker ayuda a equipos y líderes a definir juntos los niveles de delegación para determinadas áreas clave de decisión.

Se utilizan cartas con siete niveles de delegación, que van desde el nivel 1: 'Díganme qué hacer' hasta el nivel 7: 'Yo decidiré'.

En el medio de estos valores, existe un gradiente simétrico de opciones que nos permiten regular a nivel de detalle el punto exacto en el que se busca delegar la autoridad de alguna acción clave de decisión para el equipo.

La práctica consiste en seleccionar aquellos temas relevantes para la toma de decisiones y a través de un juego de cartas y en base a la experiencia de cada participante sobre el tema, cada uno de forma individual mostrar cual es el grado de delegación de la autoridad que esa acción requiere para el bienestar del equipo.

Las cartas, es decir los gradientes de delegación, son las siguientes:

1. Decir (tell)

Tomas una decisión por los demás y explicas luego tu motivación.

No se desea ni se supone un debate al respecto.

2. Vender (sell)

Tomas una decisión por los demás, pero intentas convencerlos de que tomaste la decisión correcta y los ayudas a sentirse involucrados.

3. Consultar (consult)

Primero solicita opiniones, que tiene en cuenta antes de tomar una decisión que respete las opiniones de las personas.

4. Acordar (agree)

Entras en una discusión con todos los involucrados y, como grupo, llegas a un consenso sobre la decisión.

5. Aconsejar (advise)

Ofrecerás a los demás tu opinión y esperarás que escuchen tus sabias palabras, pero será su decisión, no la tuya.

6. Preguntar (inquire)

Primero deja que los demás decidan y después les pide (pregunta) que lo convenzan de la sabiduría de su decisión.

7. Delegar (delegate)

Les dejas la decisión a ellos y ni siquiera quieres saber detalles que simplemente abarrotarían tu cerebro.

🔹 El Delegation Board es un tablero visual de Management 3.0 que ayuda a los equipos y líderes a clarificar niveles de autonomía y toma de decisiones dentro de una organización. Su propósito es equilibrar la confianza y el control, promoviendo una cultura de responsabilidad compartida y empoderamiento.

¿Cómo funciona?

Se trata de una matriz que muestra:

📌 Tareas o áreas de decisión (filas) – Ejemplo: contratación, presupuesto, prioridades de producto, vacaciones, etc.

📌 Niveles de delegación (columnas) – Desde el nivel 1 (el líder decide solo) hasta el nivel 7 (el equipo decide completamente).

Cada equipo u organización define su propio Delegation Board según sus necesidades. Lo importante es que este tablero sirva como una herramienta de comunicación o radiador de información y alineación sobre cómo se toman las decisiones.

Importante: El Delegation Board no es estático. Lo ideal es revisarlo periódicamente para ajustarse al crecimiento del equipo y a los cambios organizacionales.

¿Por utilizar estas prácticas?

✅ Fomenta la transparencia y la confianza.

✅ Reduce la ambigüedad en la toma de decisiones.

✅ Empodera a los equipos, evitando microgestión.

✅ Facilita la evolución del liderazgo en función de la madurez del equipo.

✅ Aumenta la motivación de las personas al sentirse empoderadas.

¿Cómo implementar esta práctica?

1️⃣ Identificar decisiones clave dentro del equipo (ej.: contratación, herramientas, prioridades, vacaciones, etc).

2️⃣ Distribuir mazos de cartas con los 7 niveles de delegación a cada participante para comenzar a jugar a Delegation Poker y así conversar y acordar niveles de delegación.

3️⃣ Registrar los resultados en un Delegation Board visible para todos.

4️⃣ Revisar periódicamente el board para adaptarse a los cambios.

Dejar a la vista de todos el Delegation Board resultante como un radiador de información para hacer transparente la información.

Conclusiones

💡 Las discusiones son tan importantes como los resultados ya que nos ayudan a alinear expectativas.

💡 La confianza y la motivación en los equipos aumenta debido a que las reglas son consensuadas y comunicadas de forma clara.

💡 Delegar autoridad de forma clara así como la toma de decisiones, empodera y motiva a las personas.

💡 Los sistemas distribuidos son mas poderosos cuando la autoridad se despliega en el sistema y no queda concentrada en un nodo central.

💡 Revisar periódicamente la Delegation Board permite evolucionar junto con el equipo.

👉 ¿Has utilizado estas prácticas en tu equipo? Cuéntame tu experiencia en los comentarios! 🚀