Daily Meeting

Introducción

A lo largo del camino me ha tocado participar y colaborar con múltiples equipos de diversas características en diferentes tipos de empresas y culturas organizacionales.

Parte de mi trabajo es observar la forma en la que los equipos interactúan, colaboran, cuales son sus procesos, sus dinámicas y también sus modelos mentales. ¡Entre otras cosas!

Debo reconocer que en escasas oportunidades he visto implementar correctamente el evento Daily Scrum o Daily Meeting.

Si bien a priori parece un evento muy sencillo de llevar a cabo, la evidencia demuestra que es bastante común y frecuente que se dé por sentada la forma de ejecución, o mejor dicho: la facilitación adecuada, para obtener sus beneficios.

Empecemos con una pregunta: ¿Para qué?

El propósito de la Daily Scrum es inspeccionar el progreso hacia el Objetivo del Sprint y adaptar el Sprint Backlog según sea necesario, ajustando el trabajo planificado pendiente de construir, para conseguir el objetivo definido.

Antes de continuar con aspectos teóricos, frenemos la pelota acá y pensemos: ¿Conocemos el Objetivo del Sprint? ¿Tenemos un Objetivo del Sprint? ¿Lo hemos definido acaso? ¿Si no tenemos un objetivo definido, para qué nos estamos juntando?

Si tu equipo define habitualmente el Objetivo del Sprint, ¡podés saltar a la siguiente sección! 🙂

El Objetivo del Sprint

El Objetivo del Sprint es una frase creada y definida por el Scrum Team que representa lo que el equipo pretende lograr en la iteración en curso.

Para definir esta frase de forma colaborativa, es importante tener en claro el alcance del Sprint de acuerdo a la prioridad de negocio y la visión establecida por el Product Owner.

La importancia y los beneficios de tener un objetivo por iteración, son principalmente:

• Alineamiento
  Todos los integrantes del equipo se esfuerzan en la misma dirección. Están todos buscando lograr lo mismo.
  
  

• Transparencia
  Es visible lo que se quiere lograr para mejorar y potenciar el producto o servicio que se esté construyendo.
  
  

• Compromiso
  Un objetivo desafiante puede generar en el equipo el compromiso, motivación y la responsabilidad de su consecución.
  
  

• Foco
  Tener la visión anclada en un objetivo nos hace evitar distraernos en iniciativas diversas o emergentes que no aporten al objetivo definido.

El Sprint Backlog

Además de contener el Objetivo del Sprint (para qué nos juntamos), el Sprint Backlog también contiene los elementos seleccionados y priorizados (que vamos a construir) así como también el plan de ejecución, es decir, cómo vamos a construirlo en la iteración en curso.

Si inspeccionamos por dentro el artefacto Sprint Backlog, debiera observarse algo así:

En la imágen, podemos apreciar:

• El Objetivo del Sprint

• Las historias de usuario o requerimientos de negocio

• Las tareas técnicas que componen a cada historia de usuario

• Las estimaciones de cada historia de usuario

Todo esto conforma el plan que se va a ir ejecutando durante el Sprint y mediante el cual el equipo tendrá que ir inspeccionado y adaptando conforme vaya aprendiendo sobre la marcha.

En este punto, es recomendable recordar los pilares de Scrum:

• Transparencia

• Inspección

• Adaptación

Y la lógica de esto pilares, en este caso aplicada al artefacto Sprint Backlog es muy simple:

Para poder adaptar algo, en este caso un artefacto, tengo que poder inspeccionarlo; y para poder inspeccionarlo, tengo que hacerlo visible o transparente.

Y para hacer el trabajo y la evolución del mismo transparente, es aquí donde aparece la Gestión Visual del trabajo.

Gestión Visual aplicada al evento Daily Meeting

Si volvemos al inicio de este post, hablábamos de las Daily Scrum como eventos de control, reuniones de status o de seguimiento a las personas, donde habitualmente se ejecutan o mejor dicho se facilitan de forma oral sin ningún soporte visual para llevarlas a cabo.

Por lo general, cada participante responde de forma casi automática qué estuvo haciendo el día anterior, con quien se reunió y con que va a continuar el día en curso.

Este formato las hace aburridas, monótonas y difíciles de seguir dado que cada persona tiene que mapear constantemente con el modelo mental de la persona que está hablando y es muy fácil perder la concentración o el interés, sobre todo teniendo en cuenta que se llevan a cabo todos los días de la misma forma, algo así como una especie de Zombie Meetings 🧟

Esto se puede solucionar aplicando Gestión Visual o Facilitación Visual y haciendo transparente y visible el Sprint Backlog como se muestra en la siguiente imágen:

Como se puede observar el Sprint Backlog, Objetivo del Sprint, Historias de Usuario y Tareas, ahora se muestran visualmente en un tablero de estados (To Do, In Progress, Testing, Paused y Done) en el cual se muestra visualmente el avance de las tareas que componen a cada historia de usuario.

La idea de este tablero visual, es que las tareas vayan avanzando en el sentido que muestra la flecha colorada, de izquierda a derecha, desde el estado inicial “To Do” hasta el estado final “Done”.

La propuesta entonces, es que cada Daily Meeting pase de ser un evento oral a un evento visual en donde las personas no se miren a la cara sino que todas miren el tablero al mismo tiempo.

Esto implica que las personas no tienen que recordar que es lo que estuvieron haciendo el día anterior, sino que ahora simplemente van moviendo en tiempo real las tareas con el avance realizado mientras todos observan cada movimiento.

De esta forma, no solo ven el avance o retroceso de cada tarea (Sprint Backlog) sino que también ven el estado general del Sprint, es decir, ven la ¡Big Picture!

Este tipo de tablero son muy útiles y se los conoce como Radiadores de Información, debido a que visibilizan la información en tiempo real generando múltiples beneficios como el de evitar reuniones de status o de seguimiento, debido a que con solo tener acceso al radiador o compartir el acceso al mismo, se accede directamente al estado de avance del equipo (en tiempo real).

¿Quienes participan?

La Daily Scrum es un evento (time-boxed) de 15 minutos para los Developers del Scrum Team por lo que si el Product Owner o el Scrum Master no están trabajando activamente en elementos del Sprint Backlog, no es necesario que participen de la misma.

Los Developers pueden seleccionar la estructura y las técnicas que deseen, siempre que su Daily Scrum se centre en el progreso hacia el Objetivo del Sprint y produzca un plan viable para el siguiente día de trabajo. Esto crea enfoque y mejora la autogestión.

Esto quiere decir que participan únicamente aquellas personas que están trabajando directamente con las tareas de las historias de usuario debido a que son las que adaptan, modifican y reconfiguran de forma autogestionada el trabajo de cada día con la finalidad de conseguir el objetivo para el sprint.

¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿A qué hora?

Me ha tocado observar y participar en infinidad de equipos que suelen cambiar constantemente el horario y el día de este evento tan importante lo que conlleva en que todos los integrantes del equipo deben revisar sus agendas y coincidir en un nuevo horario, lo que en estos días es algo utópico y casi imposible de lograr con el agregado del desgaste energético y el agotamiento que esta coordinación genera.

Por esto, es muy importante tener en cuenta que Scrum cuenta únicamente con 5 eventos (reuniones) con la finalidad de que el foco esté puesto en la construcción del producto o servicio en cuestión y no en coordinar o participar de otras reuniones.

Eventos en Scrum:

1. Sprint Planning

2. Daily Scrum

3. Sprint Review

4. Sprint Retrospective

5. El Sprint (evento contenedor de eventos)

Entonces:

Para reducir la complejidad, la Daily Scrum se lleva a cabo a la misma hora y en el mismo lugar todos los días hábiles del Sprint.

Antipatrones (lo que no hay que hacer)

Los anti patrones son comportamientos que no son funcionales para el equipo y que es conveniente y muy recomendable evitar.

En esta sección, los listamos agrupados por rol:

Manager

No debe participar a menos que el equipo lo requiera y acepte, pero cuando lo hacen:

• El equipo teme comentar los problemas e impedimentos.

• Se convierte en un status-meeting.

• Intervienen demasiado.

Scrum Master

• Arrea (casi obliga) al equipo a atender a la meet.

• Tiene una libreta en la que orquesta la reunion con preguntas (dirigiendo)

• Establece el orden, va asignando quien habla.

• Si no está no se hace la reunión.

• Impone lugar y hora.

• Apoya no hacer la Daily.

Product Owner

• No debe participar a menos que el equipo lo requiera y acepte, pero cuando lo hace:

• Interviene demasiado.

• Se convierte en status-meeting.

• Lo uitiliza para cambiar priorirdades afectando el objetivo del Sprint.

Development Team

• Hacen discusiones técnicas detalladas

• Lugar de alto tránsito o variable

• Parece que nunca tienen impedimentos

• Daily Scrum in Zombieland

• No hay un enfoque en el Objetivo del Sprint (no se conoce)

• Cambios de horarios de la meet

• Se hace de forma alternada (algunos días si, otros no)

Beneficios

Las Daily Scrums mejoran la comunicación, identifican impedimentos, promueven la toma rápida de decisiones y, en consecuencia, eliminan la necesidad de otras reuniones.

La Daily Scrum no es el único momento en el que los Developers pueden ajustar su plan. A menudo se reúnen durante el día para discusiones más detalladas sobre cómo adaptar o volver a planificar el resto del trabajo del Sprint según las necesidades de cada equipo o persona.

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